Případová studie - spisová služba ministerstva kultury

PRAHA 26. března (PROTEXT) - Ministerstvo kultury se v roce2003 rozhodlo vyřešit kritickou situaci v oblasti své spisovéslužby. Počet dokumentů, které MK ročně obdrží, dosáhl ccaosmdesáti tisíc zásilek a stará verze elektronické spisové službypřestala stačit.

Na základě referencí o realizaci projektu spisová služba vSenátu ČR vybralo Ministerstvo kultury jako realizátora projektufirmu DIGI TRADE.

O řešení spisové služby jsme si povídali s Ing. MarcelouŠašvatovou z oddělení informatiky MK.

"Původní verze elektronické spisové služby byla instalovánalokálně na jednotlivých pracovních stanicích, tzn. že uživatelelektronické spisové služby si z databázového serveru tzv. tahalcelou databázi na lokální počítačovou stanici a tím byl uživatelznačně omezen v práci, protože natažení tak obsáhlé databázetrvalo i několik minut. Stejný problém nastával i při uložení datzpět na server. Nová verze ESS je přístupná na MS SQL 7.0serveru, to znamená, že uživatel má přístup pouze k vymezenýmdatům v databázi a proces je tak značně urychlen, protože operacese do databáze zaznamenávají prakticky okamžitě. Předmětem celézakázky byl tedy reingeneering stávající aplikace, kteránevyhovovala po stránce rychlosti a bezpečnosti. V rámci tétozměny provedl Digi Trade změnu technologie uložení dat a upraviluživatelské rozhraní a logiku aplikace tak, aby byla lépe funkčnís ohledem na potřeby uživatelů MK", sděluje Marcela Šašvatová.

Základním úkolem celého projektu bylo zvětšit objem dat azrychlit celou aplikaci při zachování původního vzhledu afunkcionality. S ohledem na roční objem dokumentů průměrně dvacetpět až třicet tisíc - jejichž evidence vyplývá ze Spisového askartačního řádu MK - se data díky uložení na serveru dajídohledat velmi snadno, což lokální předešlá verze ESS samozřejměneumožňovala.

"Digi Trade na projektu naší spisové služby pracoval od dubna2003. Pracovní verze byla zpřístupněna pro 150 osob v červnu2003. Díky zdržení testovacího provozu na Ministerstvu kultury seprojekt zpozdil. Vstřícným přístupem firmy Digi Trade jsme alevšechno dohnali během spouštění ostré verze", říká Ing. MarcelaŠašvatová z oddělení informatiky MK.

Paní Šašvatová k projektu dále dodává: "Stará elektronickáspisová služba už nám nestačila, nebyla dostatečně funkční a jejíživotnost skončila, protože platforma, na které byla databázevystavěna již nebyla schopna pojmout veškerý objem dat nutných kprovozu ESS na MK, na což nás upozorňovala i sama jeho autorka.Problémem bylo, že kapacita pro uložení nových dat již bylaprakticky přečerpána a docházelo k častějším výpadkům, které semusely odstraňovat ručně, což znamenalo i na několik hodinznepřístupnit cca 120 uživatelům přístup do ESS. V praxi jedneska znát, že se používá nový software a myslím si, že jsme hospustili pět minut po dvanácté."

Kontakt:

21euro, s.r.o.

Národní 9

110 00 Praha 1

tel.: +420 222 323 451

Upozorňujeme odběratele, že materiály označené značkouPROTEXT nejsou součástí zpravodajského servisu ČTK a nelze jepublikovat pod její značkou. Jde o komerční sdělení zadavatele,který je ve zprávě označen a který za něj nese plnou odpovědnost.

PROTEXT